امروزه تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها، از چارچوب‌های آیتی محور برای سازماندهی اطلاعات خود استفاده میکنند و به یک سیستم یکپارچه برای مدیریت خدمات، محصولات، کارکنان، ارتباطات و اطلاعات خود نیاز دارند. پرتال‌ها، نقش اساسی در ایجاد روابط موثر با مشتریان و تامین‌کنندگان ایفا کرده و به سازمان کمک میکنند تا برای رسیدن به اهدافش، منظم‌تر و سریعتر گام بردارد. وجود یک سیستم یکپارچه در سازمان، باعث می‌شود که ارتباطات شکل موثرتری به‌خود بگیرند و اطلاعات سازمان نیز از دسترسی‌های غیرمجاز و افشا شدن، در امان بماند. علاوه‌بر این استفاده از پرتال‌ها یا درگاه‌های اینترنتی به سازمان این فرصت را می‌دهد که امور کارکنان را از راه دور رصد کرده و جلوی بی‌نظمی‌های سازمانی گرفته شود. در این مقاله می‌خواهیم در مورد پرتال‌ها صحبت کنیم و ببینیم پرتال‌ها چه نقشی در سازمان ایفا میکنند.
وب‌پرتال یا درگاه یک پلتفرم مبتنی بر وب است که اطلاعاتی را از منابع مختلف برای یک رابط کاربری خاص، جمع‌آوری می‌کند و به کاربران براساس نیاز و درخواست‌شان خدمات ارائه می‌دهد. در واقع یک پرتال شامل اطلاعات و امکانات یک مرکز یا سازمان خاص می‌شود که این امکانات، میتوانند ایمیل، موتور جست‌و‌جو، یا هر قابلیت دیگر مرتبط با سازمان باشد. در حقیقت پرتال را می‌توان یک سیستم‌عامل سازمانی کوچک دانست که دسترسی به آن از طریق وب یا شبکه امکان‌پذیر بوده و برای پشتیبانی تجربه‌ی دیجیتالی مشتریان به‌کار می‌رود.
پورتال‌ها به چه دردی می‌خورند؟
پرتال‌ها به کارکنان، مشتریان و تامین‌کنندگان امکان می‌دهند که از طریق یک نقطه‌ی‌دسترسی مشترک به اطلاعات سازمانی دست پیدا کنند. یک وب پرتال برای دسترسی کاربران به اطلاعات شخصی سازی شده نظیر آموزش کارکنان، دفترچه‌ی راهنمای ایمنی و مشخصات مشتریان، به‌کار می‌رود. همچنین می‌توان از یک پرتال سازمانی برای تبادل اطلاعات کسب‌وکار و افزایش همکاری میان کارمندان، شرکای تجاری، مشتریان و تامین‌کنندگان استفاده کرد. علاوه بر این یک پورتال تجاری آنلاین به شما امکان می‌دهد که از طریق گوشی یا کامپیوتر، به‌راحتی و به‌سرعت، کنترل بیشتری روی فرایندهای سازمانی خود داشته باشید.
برای سفارش طراحی پرتال تحت وب با وبکده تماس بگیرید.
طراحی پرتال‌ها کجا استارت زده شد؟
در اواخر 1990، مرورگرهای وب مختلفی وارد دنیای اینترنت شده بودند و بسیاری از کسب‌وکارها، تلاش می‌کردند که برای خودشان پرتال‌های جداگانه بسازند تا بتوانند بازار اینترنتی خود را به اشتراک بگذارند. در حقیقت، پرتال‌ها نقطه‌ی آغازی برای اینترنتی شدن کسب‌وکارها به‌حساب می‌آمدند و امتیازشان این بود که محتوای آنها را می‌شد به‌راحتی تغییر داد. کمپانی‌هایی نظیر نت‌اسکیپ با وب‌پرتال America Online، والت دیزنی با وب‌پرتال Go.com و آی‌بی‌ام با وب‌پرتال Prodigy، جزء سردمداران طراحی و اجرای وب‌پرتال‌ها هستند.
خوب و بد طراحی و کار با پرتال‌ها
استفاده از پورتال به‌جای وب اپلیکیشن‌ها، مزایا و معایبی دارد، مثل:
مزایا
- دسترسی ساده به اطلاعات: یک درگاه اینترنتی خوب می‌تواند تمامی اطلاعات و سرویس‌های سازمانی را در یک هاب مرکزی، سازماندهی کند تا کاربران دسترسی راحت‌تری به آنها داشته باشند.
- کنترل دسترسی و تامین امنیت: پرتال‌ها، امکان دسترسی کنترل‌شده را فراهم میکنند و هیچ کس نمی‌تواند به اطلاعاتی که به او مربوط نمی‌شود، دست پیدا کند، به همین علت، امنیت داده‌ها تضمین می‌شود.
- اطلاعات دقیق‌تر: استفاده از درگاه‌ها، باعث بیشتر شدن دقت اطلاعات در دسترس می‌شود؛ چون عامل انسانی در انتقال آنها حذف شده است.
- یکپارچه‌سازی بخش‌های مختلف: اگر در یک سازمان برای انجام یک کار به‌صورت حضوری نیاز به گشت‌وگذار در بخش‌های مختلف باشد، در درگاه سازمان چنین چیزی را نخواهید دید؛ چون همه‌‌ی چیزها یک‌جا قرار دارند.
- وجود چندین برنامه‌ی یکپارچه در یک رابط کاربری گرافیکی: پورتال‌ها قابلیت‌های متعددی را به‌صورت رایگان در خود گنجانده‌اند؛ مثل جست‌و‌جو، مدیریت اسناد، مدیریت محتوا، تحلیل، گزارش‌گیری، توسعه‌ی پلتفرم و...
- شخصی‌سازی کردن کاربردها: درگاه‌ها براساس جایگاه فردی، متادیتا، محتوا، ساختار یا رابط گرافیکی امکان شخصی‌سازی دارند.
معایب
- پیچیدگی بیشتر: وجود پیکربندی‌های مختلف، برقراری ارتباط میان پورتریت‌ها و محدودیت‌های توسعه‌ی پرتال‌ها، باعث پیچیدگی‌هایی در روند استفاده از آنها شده است که کار را برای برخی افراد سخت می‌کند.
- تست‌های اضافه: تست‌هایی که برای ارزیابی اپلیکیشن و پرتال‌ها انجام می‌شود و کمی زمانبر و خسته‌کننده هستند.
- هزینه‌های اضافه: طراحی اختصاصی یک پرتال، معمولا شامل هزینه‌هایی نظیر پشتیبانی و محصولات اختصاصی می‌شود. این نکته را نیز در نظر داشته باشید که خرید لایسنس نرم‌افزار حدود 10 درصد قیمت پرتال شما می‌شود و شخصی‌سازی و یکپارچه‌سازی آن نیز نیازمند هزینه خواهد بود.
- مهارت کامپیوتری: توسعه و کاربرد فریمورک تحت وب نیازمند دانش تخصصی لازم در این حوزه خواهد بود.
- محدودیت‌ها: انتخاب فریمورک تحت وب و طراحی وب اپلیکیشن، یک سری محدودیت‌ها خواهد داشت؛ مثلا:باید طراحی برنامه مجددا انجام شود؛
- در پورتلیت‌ها شما به‌جای یک فاز چندین فاز مدیریت رویداد‌ها و عملیات‌ها را خواهید داشت.
- در اغلب پرتال‌ها از چارچوب‌های معماری منسوخ شده استفاده میکنند.
چطور یک پرتال خوب بسازیم؟
بعد از اینکه تصمیم گرفتید چه پرتالی بسازید، گام بعدی، تصمیم‌گیری درباره‌ی چگونگی ساخت پرتالتان است. در ادامه برخی از نکاتی که باید در هنگام ساخت درگاه به آنها توجه کنید را بررسی می‌کنیم:
انتخاب بهترین حوزه
زمانی‌که می‌خواهید یک درگاه وب بسازید، باید ببینید که بازار چه حفره‌هایی دارد و سعی کنید که این حفره‌ها را پر کنید. پس از شناسایی خلاهای بازار، شما باید براساس دانش، تخصص و منابع خود یکی از بهترین‌ها را انتخاب کنید. برای این کار باید درباره‌ی دامنه‌ی بازار، مطالعه و تحقیق انجام دهید و این نکته را در نظر داشته باشید که هر چقدر حوزه‌ی کاری‌تان وسیع‌تر باشد، شانس بیشتری برای موفقیت خواهید داشت؛ مثلا، راه‌اندازی یک فروشگاه بین‌المللی، احتمال موفقیت بیشتری خواهد داشت تا یک فروشگاه محلی.
درک نیازهای مشتریانِ آن کسب‌وکار
اینکه بتوانید مشتریان و نیازهایشان را شناسایی کنید، تاثیر مهمی روی کسب‌وکار شما خواهد گذاشت. اگر بدانید مشتری به‌دنبال چه چیزی می‌گردد، می‌توانید با یک روش منحصربه‌فرد، خدمات، سرویس‌ها و محصولاتتان را در اختیار او قرار دهید. همچنین می‌توانید با یک محصول یا خدمات ویژه، آنها را به مشتریان وفادار خود تبدیل کنید.
تعیین نوع پرتال
پرتال‌ها را می‌توان به دو روش طراحی کرد:
- off-the-shelf: این روش که به آن، روشِ «از پیش طراحی شده» هم می‌گویند، به راهکاری گفته می‌شود که وب‌پرتال با CMS به‌کار رفته برای سایت یکپارچه می‌شود و هاست آن روی وب سرور قرار می‌گیرد. طراحی به این شیوه سریعتر و ارزان‌تر است؛ ولی ممکن است تمامی نیازهای شرکت را برطرف نسازد.
- شخصی سازی شده: در این روش تمامی مراحل طراحی و توسعه‌ی پرتال‌ها، کاملا منطبق با نیاز سازمانی به‌صورت سفارشی انجام می‌شود. ساخت وب‌پرتال شخصی، زمان و هزینه‌ی بیشتری مصرف می‌کند؛ ولی ارزشمندتر است.
انتخاب پایگاه داده
سیستم‌های پایگاه داده‌ای مختلفی برای استفاده در بک‌اند پورتال‌های سازمانی وجود دارد که شرکت‌ها میتوانند از میان آنها یکی را انتخاب کنند. زمانی که می‌خواهید یک سیستم پایگاه داده انتخاب کنید، بسیار مهم است که یک سیستم پایگاه مقیاس‌پذیر در سطح سازمانی مثل SQL SERVER یا PostgreSQL را به‌کار ببرید؛ اگرچه برخی پایگاه‌های دیگر مثل MySQL، Oracle و IBM DB2 امکان استفاده از پایگاه داده‌های ابری را برای شما فراهم میکنند.
انتخاب فرانت اند
چارچوب فرانت اند برای توسعه و پیاده‌سازی درگاه وب شما، نقشی اساسی دارد و سلامت کلی و استحکام پرتال شما، به آن بستگی خواهد داشت. چارچوب‌های فرانت اند، معمولا با جاوا اسکریپت، css و html طراحی می‌شوند و برخی از رایج‌ترین آنها، عبارتند از:
- React
- Vue
- Angular
- Django
- jQuery
سه تا از رایج‌ترین و محبوب‌ترین چارچوب‌ها، ری‌اکت، انگولار و Vue.js هستند که تاثیر مثبتی روی بهره‌وری و کارایی در قسمت‌های سمت کاربر درگاه‌ها دارند. علت این مسئله، پویایی، همه‌جانبه بودن، کتابخانه‌های قدرتمند و بااستحکام و فناوری‌های مقیاس‌پذیر آن‌هاست.
قابلیت شخصی سازی
یکی دیگر از نکاتی که باید در هنگام انتخاب پلتفرم به آن دقت کنید، امکانات شخصی‌سازی آن برای وب‌پرتال‌ها است. برخی از پلتفرم‌ها و چارچوب‌ها به شما امکان ساخت پورتال با بیشترین میزان قابلیت شخصی‌سازی را می‌دهند. انتخاب چنین پلتفرم‌هایی هنگامی که شما زمان و هزینه‌ی لازم ساخت وب‌پرتال شخصی‌سازی شده را ندارید، کاملا مناسب است. می‌توان گفت این پلتفرم‌ها به روشی ترکیبی امکان ساخت پورتال را به شما می‌دهند و با آنها می‌توانید یک وب‌پرتال شخصی‌سازی شده ولی ارزان قیمت را تحویل بگیرید.
امنیت داده‌ها
هنگامی که یک وب‌پورتال با استحکام و براساس نیازمندی، طراحی می‌کنید باید مطمئن شوید که قرار نیست مشکلی برای حریم خصوصی و اطلاعات کاربران پیش بیاید. این امر مستلزم این است که امنیت داده‌های تمامی کاربران اعم از کارکنان داخلی، مشتریان و شرکا تامین شود و راه‌های نفوذ هکرها و کاربران مخرب را ببندید. یکی دیگر از قوانین داده‌ای، سو استفاده نکردن از اطلاعات مشتریان و سایر کاربران پرتال‌هاست. دسترسی به اطلاعات ذخیره شده‌ی افراد و به‌طورکلی حریم خصوصی تمامی کاربران وب‌پرتال، مسئله‌ای است که تحت قوانین داده‌ای قرار گرفته و شما این اجازه را ندارید که از آن تخطی کنید.
دنیای پرمخاطب پرتال‌ها
پرتال‌ها میتوانند براساس محتوا و نوع کاربرانشان، با یکدیگر متفاوت باشند. انواع مختلفی از پرتال‌ها وجود دارد و باید قبل از ساخت، انواع پرتال را بشناسید تا درست تصمیم بگیرید. به‌طور کلی پرتال‌ها به دو دسته‌ی زیر تقسیم می‌شوند:
- پرتال‌های افقی: این نوع از انواع پرتال، روی طیف وسیعی از موضوعات تمرکز دارد و مخاطبین آن از اقشار مختلف جامعه هستند. معمولا در پورتال‌های افقی تلاش می‌شود تا برای هر شخصی خدمت یا محتوای مناسبی ارائه شود.
- پرتال‌های عمودی: پورتال‌هایی که تنها به یک بخش خاص از صنعت یا خدمات اشاره دارند. این درگاه‌ها ابزارها، اطلاعات، مقالات، تحقیقات و آمار مشخصی از یک حوزه‌ی خاص در صنعت یا خدمات را ارائه می‌دهند.
در یک دسته‌بندی دیگر، پرتال‌ها از نظر خدماتی که ارائه می‌دهند، میتوانند در یکی از شاخه‌های زیر طراحی شده باشند:
- پرتال سازمانی بیمه: پرتال‌هایی که به کارمندان سازمان و بیمه‌شدگان امکان می‌دهد یک کانال ارتباطی با شرکت بیمه داشته باشند و فعالیت‌های خود را از راه دور مدیریت کنند.
- پرتال سازمانی بانکها: پرتالی که به کارمندان و سپرده‌گذاران بانکها کمک می‌کند تا حساب‌ها را مدیریت کرده و از خدمات بانکی بهره‌مند شوند.
- پورتال سازمانی دولتی: پرتال سازمان‌های دولتی، علاوه‌بر ارائه‌ی خدمات سازمانی، برای اطلاع‌رسانی رویدادهای عمومی و گزارش‌گیری به‌کار می‌رود و به همه فرصت می‌دهد تا بتوانند با سازمان مدنظر در ارتباط باشند.
- پورتال سازمانی شرکت‌ها: هر شرکتی برای ایجاد یک راه ارتباطی با مشتریان، تامین‌کنندگان، شرکا و افراد ذی‌نفع از پرتال‌های شرکتی استفاده میکنند که در آن خدمات و محصولات خود را ارائه می‌دهند.
- پرتال‌های فروشگاهی: یکی از انواع پرتال است که برای فروش اینترنتی از نوع B2B و B2C به‌کار می‌رود. ابزارها و نرم‌افزارهای این نوع پرتال، برای پیدا کردن اطلاعات محصول، پشتیبانی، تولید محصول و گروه‌های بحث درباره محصولات استفاده می‌شوند.
- پرتال‌های سازمانی کارمندی: این نوع پرتال برای تامین و ارائه‌ی اطلاعات مربوط به کارمندان مثل زمانبندی، اطلاعات مفید، فرم‌ها و اطلاعیه‌ها به آنها به‌کار می‌رود.
- پورتال‌های شرکا: این نوع پرتال برای ایجاد یک خط ارتباطی میان شرکای یک کمپانی با آن استفاده می‌شود.
- پرتال‌های انجمنی: پرتال‌های انجمنی، امکان ایجاد ارتباط میان اعضای مختلف را فراهم می‌کند و مانند یک تابلو اعلانات عمل می‌کند.
- پرتال‌های جست‌و‌جو: اینها پرتال‌هایی هستند که مجموع نتایج چندین موتور جست‌و‌جو را در یک صفحه نمایش داده و تمرکز اصلی‌شان روی جست‌و‌جو است.
- پرتال‌های رسانه‌ای: این نوع پرتال به ارائه‌ی رسانه‌های سرگرمی، تجاری و اخبار مصرف‌کنندگان می‌پردازد. پرتال‌های رسانه‌ای معروف دائما اخبار تازه در اختیار بینندگان خود قرار می‌دهند و امکان دسترسی به تلویزیون‌های محلی یا خارجی را برای مخاطبان فراهم میکنند.
- پرتال‌های دسترسی: پورتال‌هایی هستند که با سرویس‌دهنده‌های خدمات اینترنتی (ISP) همکاری میکنند.
- پرتال‌های جغرافیایی: پرتال‌های افقی یا عمودی که اطلاعات جغرافیایی را پوشش می‌دهند.
پرتال یا وب‌سایت، کدام بهتر است؟
بسیاری از عملکردها و قابلیت‌ها، میان وب‌سایت و پرتال مشترک است و تفاوت آنها در طیف مخاطبین‌شان است. خیلی خلاصه می‌توان گفت هدف یک وب‌سایت جذب ترافیک اینترنتی است؛ در حالی‌که پورتال برای محدود کردن ترافیک به‌کار می‌رود. در اغلب پورتال‌ها، کاربران باید وارد سیستم شوند تا به خدمات و محتوای آن دسترسی پیدا کنند؛ ولی در وب‌سایت هر کسی می‌تواند به هرچه هست، دسترسی داشته باشد. در واقع وب‌سایت برای سطح گسترده‌تری از مخاطبان طراحی شده است.
چه وقت به دنبال ساخت پرتال باشیم؟
مانند هر تکنولوژی دیگر، برای پرتال‌ها نیز تصمیم‌گیری درباره‌ی استفاده از آن، به نیاز‌ها و وضعیت فردی شما بستگی دارد. در شرایط خاصی پرتال‌ها برای شما راندمان بهتری خواهند داشت؛ ولی گاهی استفاده از آنها فقط زمان و هزینه‌ی شما را تلف می‌کند؛ اما بببینیم چه‌وقت باید از پرتال‌ها استفاده کنیم:
- زمانی‌که مخاطبینی خاصی دارید و می‌خواهید برای آنها تجربه‌ی جدیدی ایجاد کنید؛
- زمانی‌که نیاز دارید کنترل‌های پیشرفته‌تری روی کاربران و محتوایی که باید ببینند، داشته باشید؛
- اگر سیستم‌های متعددی دارید که نیاز به یکپارچه‌سازی و طراحی بصری یکپارچه دارند؛
- زمانی‌که نیاز به مدیریت پیشرفته‌ی کاربران و ارائه‌ی دسترسی‌های خاص به برخی از آنها داشته باشید.
سخن آخر
طراحی و مدیریت یک پرتال کاملا با طراحی وب‌سایت‌ها تفاوت دارد. برخی از کسب‌وکارها ساده هستند و برای رونق گرفتن نیاز به دیده شدن دارند. چنین کسب‌وکارهایی باید وب‌سایت طراحی کنند تا هم تبلیغات و بازاریابی انجام دهند و هم با مشتریان ارتباط برقرار کنند؛ اما برخی دیگر از وب‌سایت‌ها مخاطبان خاص خود را دارند و نیازی نیست که هر کسی با آنها ارتباط برقرار کند. از طرف دیگر از لحاظ امنیتی باید دسترسی افراد به بخش‌های مختلف را محدود کرد. پورتال‌ها راه‌حل‌هایی هستند که برای چنین کسب‌وکارهایی ارائه شده و امکانات سایت را در اختیار قشر مشخصی قرار می‌دهد. سازمان‌های مختلفی از پرتال‌ها برای کاربران و کارمندان خود استفاده میکنند؛ نظیر شرکت‌های بیمه، بانکها، ادارات دولتی، تامین‌کنندگان مواد اولیه و... . وب‌پرتال می‌تواند تمامی اطلاعات سازمانی را به‌صورت برنامه‌ریزی شده و منظم در اختیار کاربران قرار دهد و فرایندهای داخلی سازمان نظیر فعالیت کارمندان را نیز مدیریت کند. اگر شما هم شرکتی دارید که نیاز به برنامه‌ریزی، زمانبندی، مدیریت پرسنل و منابع دارد، یک پرتال می‌تواند همان چیزی باشد که لازم دارید.
